E-Fatura ve E-Arşiv İçin Yazıcı Gereksinimleri

E-Fatura ve E-Arşiv Sistemi Nedir?

Türkiye'de e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamaları giderek yaygınlaşıyor ve birçok işletme için zorunlu hale geliyor. E-fatura, ticari faturaların elektronik ortamda oluşturulması, gönderilmesi ve saklanmasıdır. E-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Burdur'daki esnaf ve işletmelerin önemli bir kısmı bu sistemlere geçiş sürecinde yazıcı uyumluluğu konusunda tereddüt yaşıyor. Şahin Ofis olarak müşterilerimize hem yazıcı seçimi hem de sistem entegrasyonu konusunda rehberlik ediyoruz. Bu yazıda e-fatura ve e-arşiv sistemleri için yazıcı gereksinimlerini detaylı şekilde açıklayacağız.

E-Fatura Sisteminde Yazıcının Rolü

E-fatura sistemi temelde dijital bir süreçtir ve faturaların kağıda basılması zorunlu değildir. Ancak pratikte birçok işletme fatura çıktısını almaya devam eder. Müşteriye teslim edilen ürünle birlikte fatura kopyası vermek, muhasebe kayıtları için fiziksel kopya saklamak ve resmi denetimlerde belge sunmak gibi durumlarda yazıcıya ihtiyaç duyulur.

Lazer yazıcı avantajı: E-fatura çıktıları için lazer yazıcılar en uygun seçenektir. Lazer baskı suya ve sürtünmeye dayanıklıdır, yıllar boyunca okunabilirliğini korur. Yasal olarak faturaların belirli süre saklanması gerektiğinden, baskı kalıcılığı önemli bir kriterdir.

Mürekkep püskürtmeli yazıcılarda dikkat: Mürekkep püskürtmeli yazıcılar fatura çıktısı için kullanılabilir ancak mürekkep bazlı baskılar neme karşı hassastır. Nemli ortamda saklanan faturalarda mürekkep akabilir ve belgeler okunamaz hale gelebilir.

Yazıcı Teknik Gereksinimleri

E-fatura ve e-arşiv çıktıları için yazıcınızın karşılaması gereken teknik özellikler şunlardır:

Çözünürlük: Minimum 600x600 DPI çözünürlük yeterlidir. Faturalardaki küçük yazılar, karekodlar ve logolar bu çözünürlükte net bir şekilde basılır. Günümüz yazıcılarının çoğu bu değeri karşılamaktadır.

Barkod ve karekod baskısı: E-faturalarda GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından oluşturulan karekod bulunur. Yazıcınızın bu karekodu okunaklı şekilde basabilmesi gerekir. Düşük kaliteli baskıda karekod okunamaz hale gelir ve fatura geçerliliğini kaybedebilir.

A4 baskı desteği: E-fatura çıktıları standart A4 kağıda basılır. Bazı POS tipi yazıcılar yalnızca dar rulo kağıda baskı yapar ve e-fatura formatına uygun değildir.

Ağ bağlantısı: Birden fazla bilgisayarın aynı yazıcıyı kullanması gereken ofislerde ağ bağlantılı yazıcı büyük kolaylık sağlar. Wi-Fi veya Ethernet destekli bir yazıcı seçmek, e-fatura yazılımından doğrudan baskı almayı kolaylaştırır.

E-Fatura Yazılımı ve Yazıcı Uyumluluğu

E-fatura ve e-arşiv fatura oluşturmak için GİB onaylı bir yazılım veya entegratör kullanmanız gerekir. Paraşüt, Logo, Mikro, Netsis, Luca gibi yaygın muhasebe yazılımları e-fatura modülü sunar. Bu yazılımlar oluşturulan faturayı doğrudan yazıcıya gönderebilir.

Deneyimlerimize göre yazılım-yazıcı uyumluluğunda en çok karşılaşılan sorunlar şunlardır:

Sürücü uyumsuzluğu: Yazıcı sürücüsü güncel değilse veya işletim sistemiyle uyumlu değilse, e-fatura yazılımı yazıcıyı tanımayabilir. Yazıcı sürücünüzü üreticinin sitesinden en güncel sürüme yükseltin.

Sayfa boyutu ayarı: Bazı e-fatura yazılımları varsayılan olarak farklı kağıt boyutu ayarında olabilir. Yazıcı ayarlarında kağıt boyutunu A4 olarak doğruladığınızdan emin olun.

PDF baskı seçeneği: Birçok e-fatura yazılımı, faturayı önce PDF olarak oluşturur sonra yazdırma seçeneği sunar. Bu durumda bilgisayarınızda bir PDF okuyucu (Adobe Acrobat Reader gibi) yüklü olmalıdır.

Maliyet ve Verimlilik Hesabı

E-fatura çıktısı alma ihtiyacınızın boyutuna göre yazıcı seçiminiz değişir:

Düşük hacim (günde 1-10 fatura): Mevcut lazer yazıcınız bu ihtiyacı rahatlıkla karşılar. Ayrıca yatırım yapmanız gerekmez.

Orta hacim (günde 10-50 fatura): Otomatik çift taraflı baskı (duplex) özelliği olan bir lazer yazıcı hem kağıt tasarrufu hem de hız sağlar.

Yüksek hacim (günde 50+ fatura): Yüksek kapasiteli toner kartuşu destekleyen ve yüksek baskı hızına sahip bir lazer yazıcı gerekir. Bu segmentteki yazıcılar sayfa başı maliyeti düşürür. Toner dolumu Burdur hizmetimizle yüksek hacimli baskılarda maliyetlerinizi optimize edebiliriz.

Şahin Ofis Desteğiyle E-Fatura Hazırlığı

E-fatura ve e-arşiv sistemine geçiş, doğru ekipman ve kurulumla sorunsuz bir süreç olabilir. Şahin Ofis olarak Burdur'daki işletmelere yazıcı uyumluluk kontrolü, sürücü güncelleme, ağ yazıcı kurulumu ve baskı optimizasyonu hizmetleri sunuyoruz. Yazıcı tamiri Burdur hizmetimizin bir parçası olarak e-fatura baskı sorunlarınızı da çözüyoruz. Profesyonel destek almak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.